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- 書類選考でなかなか突破できない…
- 履歴書の書き方が分からない…
- 自分をうまくアピールできない…
こんな悩みはありませんか?実は多くの転職希望者が同じ壁にぶつかり、苦戦しています。
なぜなら履歴書の書き方を勉強してから書く人は少ないから。私は履歴書に関連する本を10冊読破し、転職活動を2回経験しました。
本や実際の転職活動で履歴書の書き方を徹底的に分析しました。
この記事では履歴書の書き方について基本情報から志望動機、注意点まで具体的な方法を解説しています。この記事を読むことで、採用担当者に評価される履歴書が書けるようになりますよ!
結論、履歴書は自分をアピールすることが重要です。そのためには5つのポイントがあります。
- 一文は短く簡潔にする
- 客観的な視点で書く
- テンプレではなく自分の言葉で書く
- 具体的なエピソードを入れて自分を見せる
- 分かりやすい数字やデータを入れる
さらに履歴書の各項目でもおすすめの書き方があるので、書類選考に突破するために理解しておきましょう!
履歴書作成の基本知識
履歴書の役割と重要性
履歴書は自分のことを採用担当者に知ってもらう最初のステップであり、非常に重要です。採用担当者はまず履歴書を通してあなたの経験、能力、適性を評価するから。
履歴書がうまく書けていないと、職務経歴書を見てもらえないことさえあります。例えば履歴書は、以下のような情報を採用担当者に提供します。
- 学歴
- 職歴
- 退職理由
- 免許・資格
- 趣味・特技
- 健康状態・性格
- 扶養家族・通勤時間
- 志望動機
履歴書には自分を採用担当者へ売り込む広告のような役割があります。書類選考を通過するためには、履歴書の書き方や構成、内容にまでこだわることが必要ですよ。
履歴書は学歴と職歴を並べるだけの書類ではありません!
良い履歴書と悪い履歴書の特徴
良い履歴書と悪い履歴書の違いは、履歴書に自己アピール意欲が表れているかどうか。
良い履歴書を提出できるとあなたのアピールポイントが的確に伝わり、採用担当者に職務経歴書も読んでみようと思わせられるからです。良い履歴書と悪い履歴書は、それぞれ以下の特徴を持っています。
良い履歴書
- エピソードを添えて自分のことをアピールできている
- 履歴書の用紙選びが的確
- 経歴とスキルが具体的で明確に記載されている
- 必要な情報が全て含まれている
悪い履歴書
- 空欄が目立ち意欲を感じない
- 履歴書の用紙選びを間違っている
- 経歴やスキルが不明確で分かりづらい
- 必要最低限な情報しかない
履歴書を自己PRに有効活用しましょう。良い履歴書を作るためには、まず自分に合った履歴書の用紙を選ぶことが重要ですよ。
履歴書の用紙によって記載項目も異なります。
履歴書の種類と選び方
履歴書の選び方は、履歴書の完成度に大きく影響します。履歴書は、種類によってフォーマットや記載項目が大きく異なるから。
あなたの経歴とスキルを最も効果的にアピールできる履歴書を選ぶことが重要です。履歴書の種類としては、以下のようなものがあります。
厚生労働省の履歴書テンプレート
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厚生労働省が推奨する基本の履歴書。「性別」の記載は任意です。「通勤時間」「扶養家族」「配偶者」「配偶者の扶養義務」欄がありません。(参考:doda「【ニーズ別】履歴書テンプレート~ダウンロードしてすぐに使える~」)
JIS規格のの履歴書テンプレート
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2024年現在で推奨されているのは厚生労働省のテンプレートですが、まだ利用されているケースが多いです。「学歴・職歴」が広いことが特徴で、職歴が多い人に適しています。(参考:doda「【ニーズ別】履歴書テンプレート~ダウンロードしてすぐに使える~」)
「学歴・職歴」が少ない履歴書テンプレート
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社会人歴が浅い第二新卒やはじめての転職におすすめ。「志望動機」「自己PR」「趣味・特技」欄を広く書けます。(参考:マイナビ転職「【6種類】履歴書テンプレートのダウンロード(Word、Excel、PDF)」)
例えばはじめての転職を考える若手経理部員の場合、職歴欄に書けることは多くないはず。その場合は「学歴・職歴」が少ない履歴書を選び、その分自己PRの記載を増やしましょう。
経験やスキルを最も効果的にアピールできる履歴書の形式を選ぶことが重要です。履歴書の種類を知り適切なものを選ぶことは、良い履歴書を書くために最も大切なポイントと言えます。
【転職者の7割が知らない】履歴書の正しい書き方
基本情報の書き方
基本情報はミスのないよう特に注意しましょう。基本情報は採用担当者が最初に読む場所であり、あなたの第一印象になるから。基本情報の書き方には以下のようなコツがあります。
日付
- 提出日もしくはポストに入れる日
- 元号は和暦か西暦どちらでも良いが履歴書全体で統一
名前・生年月日・性別
- 押印欄がある場合は、最初に捺印してから履歴書を作成する
- 名前は戸籍通りに書く
- 生年月日は日付の元号と合わせる
- 満年齢は履歴書を提出する時点で何歳か
- 性別は該当を丁寧な丸で囲む
現住所
- 都道府県名を省略しない
- アパート等の場合は建物名と部屋番号まで書く
- ふりがなは番地部分の省略可
連絡先
- 現在の勤務先を連絡先にしない
- 連絡先を実家にする場合、あらかじめ家族に伝えておく
- 普段から連絡がとれる電話番号を書く
基本情報は書き慣れているだけに雑になりがちです。採用担当者に最初に読まれることを意識して、ミスなく丁寧に書くことを心がけましょう。
写真の撮り方・貼り方
写真は履歴書で唯一のビジュアル情報。採用担当者へ与える印象が強いので、好印象を持ってもらうことが重要です。履歴書の写真のポイントは以下のとおり。
- 貼り忘れないように注意する
- 写真館などに行ってプロに撮影してもらう
- カラーでもモノクロでもOK
- 履歴書を書き間違える可能性があるので、写真は最後に貼る
- 写真を貼るときは用紙を汚さないように注意する
写真は履歴書でインパクトが強い要素です。ヘアスタイルや服装にも注意して、まじめで清潔感のある印象を与えましょう。
学歴の書き方
学歴は正しい情報を正しい年月で書きましょう。過去の経歴ということもあり、学歴は間違えやすい項目だからです。
転職の場合学歴は重視されないと言われますが、もしアピールポイントになる経歴があれば具体的に書くことがおすすめ。学歴の書き方には以下のようなコツがあります。
- 1行目の中央に「学歴」と書く
- 小学校卒業から最終学歴まで年代順に書く
- 入学・卒業の年月は正確に書く
- 学歴の年は基本情報の日付と年号を合わせる
- 入学・卒業の文字の前は少しすき間を空けて見やすく
- 学校名は省略しない
- 同じ名称の繰り返しも「〃」などで省略しない
- 合併などの場合は新名称で記入し旧名称はかっこ書き
- 大学等は学部・学科・専攻まで書く
- 留学や卒業論文などでアピールできるポイントは具体的に
- 浪人や留年などのマイナス部分は明確な理由をひと言添える
転職の場合学歴は職歴ほど重視されませんが、学歴も立派なアピール項目です。年月や名称の誤りは避け、自己アピールできる経歴は積極的に記載しましょう。
職歴の書き方
職歴は自分の価値をアピールする重要項目。採用担当者は職歴欄から求職者の経験を読み取ろうとするからです。具体的に「どのような会社でどのような仕事をしてきたのか」を伝えましょう。
勤務した会社名を書くだけといった書き方はNGですよ!
職歴の書き方には以下のようなコツがあります。
- 学歴の最後から1行目空けて中央に「職歴」と書く
- 会社の事業内容や規模など、簡単な説明を入れる
- 年代順に書く
- 配属部署や担当した業務、役職を書く
- 応募先で使える知識や経験をアピールする
- 退職理由は職務経歴書で書くので簡潔に
- 退職予定日が決まっていれば入れる
- 最後は次の行の右端に「以上」と書く
職歴は履歴書の超重要項目です。会社名の羅列で終えるのは絶対にやめましょう。「どのような会社でどんな役割でどんな業務を担当したのか」を書くことでアピールにつながりますよ!
退職理由の書き方
退職理由はポジティブな印象を与えるようにしましょう。不平不満を書くとただの愚痴になってしまうからです。退職理由からは仕事への姿勢もチェックされます。
前向きな理由を書くことで、何をしたいのかを採用担当者に明確に伝えましょう。退職理由の書き方には以下のようなコツがあります。
- 退職理由欄がない場合は志望動機欄で簡単にふれる
- 「一身上の都合により退職」は職歴欄でのみ使う
- 前の会社に対する批判や不満は書かない
- まじめな仕事ぶりをアピールする
- 志望動機につながるように内容を整理する
- リストラの場合でも事実を曲げない範囲で表現を工夫する
- 会社が倒産した場合はその事実を書く
退職理由は不平不満を書く項目ではありません。特に今後のキャリアに着目して、退職に至った前向きな理由をピックアップしましょう。
免許・資格の書き方
免許・資格は自分のスキルをアピールできます。志望する職種に関連するものに加え、直接関係なくてもアピールできるものは積極的に書いておきましょう。
免許・資格欄を充実させることで、自分がスキルアップのために努力できる人材であることを企業にアピールすることが重要です。免許・資格の書き方には以下のようなコツがあります。
- 短時間の講習でも仕事で役に立つものは書く
- 取得に向けて勉強中のものも書く
- 受験予定のものがあれば日程も書く
- 「英語検定」などは2級以上から書く
- 「TOEIC」は700点前後から書く
- 「その他特記すべき事項」にはセミナー受講やスクール通学について書く
免許・資格はあなたの経験を裏付ける重要項目。経理の場合は「簿記2級」があると有利なので、記載できるよう資格取得しておくことがおすすめです。
>>経理の転職に資格は必要?(準備中)
趣味・特技の書き方
趣味・特技ではあなたの人間性をアピールします。採用担当者は趣味・特技欄から求職者がどんな人かを読み取ります。「特になし」で済ませることは避けましょう。免許・資格の書き方には以下のようなコツがあります。
- 「読書」「映画鑑賞」など名詞だけ書くことは避ける
- さりげなく仕事と関連づける
- 具体的なエピソードを書く
- スペースを意識して簡潔に
具体的には以下のとおり。
- 趣味:読書
学生の頃から本が好きで、今でも月に5冊は読みます。小説が中心でしたが、最近は仕事に関連するビジネス書も読む機会が増えてきました。
名詞だけの記載で済ませてしまいがちなのが、趣味・特技欄。具体的なエピソードを入れることで、趣味・特技でも採用担当者の興味を引くようにしましょう。
健康状態の書き方
健康状態はマイナスイメージを持たれないように書きましょう。普通に仕事ができれば「良好」と書くことが一般的。安易に詳細に書くことで、採用担当者へ不要な警戒心を与える必要はないからです。
もし定期的に検査などで通院する場合は、その旨を書きます。具体的には以下のとおり。
通常業務に支障なし(普段は支障なく勤務できますが、持病の検査のため月1回のみ通院が必要です。)
健康状態は細かく書きすぎないことがコツ。定期的な通院がなく業務に支障がなければ「良好」と書いておきましょう。
性格の書き方
性格は第三者視点で書くことがコツです。自分の視点で書くと、傲慢な印象を与える可能性もあるから。「普段人から言われている長所」をベースに整理しましょう。
「友人には〇〇と言われますが、自分でも・・・だと思っています。」のようにするとアピールしやすいです。具体的には以下のとおり。
友人には「積極性がある」と言われますが、自分でも興味があればすぐ手を挙げる性格だと思っています。前職では、経理の会計システム変更に伴って対応チームが結成されました。
若手からも1人参加の要請があり、すぐ参加の申込みをしてチームに加わることになりました。会計システムを知ることは経理のキャリアにとってプラスになると考えたからです。
結果的に会計システム変更はスムーズに進み、会計システムについての知識と導入の経験を得ることができました。
性格は第三者から言われていることをベースに書き進めましょう。アピールにつながる具体的なエピソードを入れられると、採用担当者からの評価も高くなりますよ。
扶養家族・通勤時間の書き方
扶養家族と通勤時間は待遇に関係する項目です。なぜなら「家族手当」や「通勤手当」がある会社が多いから。採用後の税金の手続きにも関わるので、正確に書くことを心がけましょう。
扶養家族の書き方のコツ
- 扶養家族数は自分が現在扶養している家族の数
- 一人もいなければ0と書く
- 配偶者の有無、扶養義務は該当を丸で囲む
- 家族欄がある場合は自分以外を年齢順に書く
- 一人暮らしの場合も実家の家族構成を書く
通勤時間の書き方のコツ
- 会社までの最短時間を書く
- 1時間以上かかっても正確に書く
- 通勤時間が長い場合は「前職ではどうだったか」「通勤時間で何をしているか」などプラスとなるフォローを考えておく
扶養家族・通勤時間は正確に書きましょう。もし通勤時間が1時間以上かかる場合は通勤への懸念を抱かれることがあるので、プラスの印象となるフォローを考えておくことが大切です。
志望動機の書き方
志望動機は自分の志望度をアピールする最重要項目です。採用担当者は「多くの企業の中からなぜ自社なのか」を志望動機から読み取ろうとするから。志望動機のポイントは大きく2つ。
- なぜその会社なのか
企業研究で情報収集をしたうえで、自分が今後やりたいことと志望企業の接点を探しましょう。志望企業でできることと自分がやりたいことがマッチすれば、それが志望動機となります。
- なぜ自分を採用すると良いのか
志望動機で強調したいのが、自分が志望企業でどう役立つか。中途採用は人材ニーズが明確なので、そこに自分がどうマッチするかをアピールしましょう。経験やスキルに加えて、具体的なエピソードを自分の言葉で入れることが重要です。
志望動機は面接でも聞かれる最重要項目。2つのポイントに沿ってテンプレにならないように整理しましょう。
志望企業に自分を売り込むことが重要です!
本人希望記入欄の書き方
本人希望記入欄は「どうしても譲れない希望」のみを書きましょう。実際の具体的な希望を伝えるのは選考が進んでからで十分だから。ここでは志望企業の意向に沿う書き方をするのが基本です。具体的には以下のとおり。
- 希望職種:経理
スペースがあれば、その職種を希望する理由や抱負を具体的に書きましょう。
- 希望勤務地:高齢の親と同居のため本社勤務希望
どうしても譲れない希望の場合は、希望と明確な理由を書きましょう。
- 退職時の給与額:25万円
額面金額を記入しましょう。別途源泉徴収票の確認などもされるので、嘘はNGです。
- 希望給与額:貴社規定に準じます
特別な事情がなければ志望企業の意向に沿うように書きます。年収交渉は選考が進んでからで問題ありません。
本人希望記入欄では、不要な希望は書かないことに注意しましょう。ただし希望職種は必ず書いて、アピールにつなげる意識が重要です。
履歴書のよくある質問
履歴書にはどのようなフォーマットを使用すべき?
自分の状況に合うフォーマットを選びましょう。はじめての転職の場合は、学歴・職歴が広すぎないものがおすすめです。
履歴書は手書きで書く必要がある?
履歴書は一般的に手書きが好ましいとされていますが、志望企業から特に指定がない場合はPCで作成しても問題ありません。実際転職エージェント経由での応募では、履歴書はPCで作成することが多いです。
履歴書の日付はいつのもの?
履歴書の日付は、提出日もしくはポスト投函日を記載しましょう。転職エージェント経由の場合も、応募に合わせて日付を更新することがおすすめです。
ちょっとくらい嘘を書いても大丈夫?
履歴書に嘘を書くのはNG!事実を正確に書きましょう。ただし事実を曲げない程度で表現を変えることは可能なので、直接的に書いてマイナスなイメージを持たれないように注意が必要です。
学歴はどの程度詳しく書くべき?
学歴は小学校卒業から最終学歴まで書くことが一般的です。特に大学は仕事に関わる分野を専攻している場合もあるので、具体的に書きましょう。
職歴にはどのような情報を記入すべき?
会社名・事業内容・規模・配属部署・役割・担当業務などを具体的に書きます。経理の場合は企業規模も重要な経歴なので、具体的に書くことがおすすめ。企業規模によって経理の業務も変わるからです。
退職理由は「一身上の都合」でいい?
自己都合退職の場合、職歴欄では「一身上の都合」と書いて問題ありません。ただし退職理由欄ではより具体的に退職理由を書きましょう。今後のキャリアに目を向けてポジティブな理由を書くことがおすすめです。
志望動機には何を書くべき?
志望動機に書くべきことは以下2つのポイントがあります。
- なぜその会社なのか
- なぜ自分を採用すると良いのか
具体的にエピソードを入れて自分の言葉で書くと、魅力的なアピールにつながりますよ!
履歴書作成の5つのポイント
一文は短く簡潔にする
履歴書の一文は短く簡潔にすることが重要。長い文章は読みづらく、ポイントも理解しにくくなるからです。無駄に長い言葉は省いて、簡潔にまとめましょう。
例えば以下のような一文は箇条書きなどに整理して書くこともおすすめ!
私はXXX社で2020年4月から経理として4年経験しており、その中で決算業務に多くの時間を費やしてきました。
- 2024年 4月 XXX社 入社
- 経理部に配属
- 主に本社決算業務を担当
履歴書の一文は短く簡潔にしましょう。採用担当者が読みやすい履歴書を意識することがポイントです。
客観的な視点で書く
履歴書は客観的な視点で書くことが求められます。客観的な視点を意識すると、独りよがりにならず経験やスキルを明確に伝えられるから。
「私は行動力があります。実際にAという行動を起こしました。」
自分で行動力があると思っているだけにも見え、Aという行動だけで行動力があるか分かりません…
「友人には「行動力がある」と言われますが、確かに私は考えるより先に行動することが多いです。実際にAという行動を起こしました。」
第三者の視点があることで、行動力があるという特徴がスムーズに伝わります!
履歴書は客観的な視点で書きましょう。特に自己PRでは、客観的な視点から書き始めることで説得力が段違いですよ。
テンプレではなく自分の言葉で書く
履歴書ではテンプレ通りの表現は避けましょう。採用担当者は日頃から多くの履歴書を見ていて、テンプレやマニュアル通りの表現はすぐ分かるから。
例えば志望動機の場合、以下のようなテンプレ表現はすぐ見抜かれてしまいます。
- 貴社の社風が私と合っています
- 私の経験を貴社で活かしたいです
- 貴社の将来性に魅力を感じました
- やる気だけは誰にも負けません
- 貴社の事業内容に興味があります
履歴書はテンプレを参考にしつつも、自分の言葉で書くことが重要です。自分の言葉で書くことで、他の志望者と違うアピールができ魅力的な履歴書になります。
具体的なエピソードを入れて自分を見せる
自分についてアピールするために、履歴書には具体的なエピソードを入れましょう。採用担当者は履歴書の内容から志望者の人物像を推測するからです。
エピソードのない履歴書だと、人間性が掴みづらくなってしまいます。以下のとおり、経験とスキルを具体的なエピソードを入れて表現することがおすすめ!
経理部員として5年間働いています。特に記憶に残っているプロジェクトは、月次決算業務を効率化したことです。私は新しい自動化ツールの導入を提案し、チーム全体の作業時間を30%削減しました。
履歴書に具体的なエピソードを入れると、自分を採用担当者に効果的にアピールできます。押したい経験やスキルをベースにそれをアピールできるエピソードを探しましょう。
分かりやすい数字やデータを入れる
履歴書ではあなたの成果を具体的な数字やデータで表現しましょう。数字やデータは具体的で客観的な情報であり、採用担当者もイメージしやすくなるから。以下のとおり、エピソードを入れる際も数字やデータを含めると説得力が高まります。
新卒から経理部員として数年働いています。私は新しい自動化ツールの導入を提案し、チーム全体の作業時間を減らすことができました。
経理部員として5年間働いています。私は新しい自動化ツールの導入を提案し、チーム全体の作業時間を30%削減しました。
履歴書では分かりやすい数字やデータを入れることが重要です。採用担当者がイメージしやすいエピソードや具体例を入れられると評価が高まりますよ。
履歴書作成の注意点
正確に書く
履歴書はあなたの基本データを採用担当者に伝えるもので、その情報は正確に書く必要があります。
もし履歴書の間違いが多いと、ミスの多い人だと採用担当者に認識されてしまうから。さらに誤った情報を提供すると、採用後に取り消しになったり解雇になる可能性もあります。
誤りやすい項目としては、学歴や職歴です。年数と経歴のどちらも記載が必要なため以下のようなミスが起こります。
- 入学年や卒業年が1年ずれている
- 学校名や会社名が正式なものと異なる
- 不都合な経歴を書かないようにしてしまう
- 経歴を盛って書いてしまう
履歴書の情報は正確なことが大前提です。最低限正確に書くことをベースとして、自己アピールできる箇所がないか探すようにしましょう。
日付や年号は一貫性を持たせる
履歴書に記載する日付や年号は一貫性を持たせましょう。履歴書の項目ごとに日付や年号がずれていると、採用担当者があなたの経歴を正確に理解しづらくなるから。
例えば冒頭の日付を西暦で書くなら、履歴書全体を西暦で書く必要があります。
このように履歴書に記載する日付や年号は、一貫性を持たせることが重要です。無意識に冒頭は西暦で、学歴・職歴欄は和暦で書いてしまわないよう注意しましょう。
空欄を避ける
履歴書では空欄をできる限り避けましょう。履歴書の空欄が多いと、内容が薄く意欲がないという印象を与える可能性があるからです。
以下のような項目は空欄になりやすいので、どうしても空欄が避けられないならフォーマットを見直すことも検討しましょう。
- 職歴が浅い
- 免許・資格がない
- 趣味・特技がない
履歴書では空欄を減らす努力をしましょう。はじめての転職だと学歴・職歴欄があまり書けないことも多いので、フォーマットの見直しもおすすめですよ。
用紙をきれいに保つ
履歴書の用紙はきれいに保ちましょう。履歴書はビジネス文書であり、履歴書を通してビジネススキルもチェックされるから。
汚れたり折れ曲がったりした用紙は、あなたのビジネス意識が低い印象を与える可能性があります。例えば以下のようなときに履歴書の用紙が汚れやすいので注意しましょう。
- 写真を貼るときにノリで汚れる
- カバンに入れていて折れ曲がる
- 飲み物をこぼす
- 下書きを消すときに破れる
履歴書の用紙はビジネス文書であることを意識し、きれいに保つことが重要です。ふとした瞬間に汚れることがあるので、最新の注意をはらいましょう。
もし汚れたり折れ曲がったりした場合は、新しい用紙に書き直すことが必要です。
書き終えたら全体を最終確認する
履歴書を書き終えたら全体を最終確認することが重要です。全体を最終確認することで、誤字脱字や情報の不整合などのミスを見つけて修正することができるから。最終確認時のチェックポイントは以下のとおり。
- 履歴書のサイズは志望企業の指定通りか
- 履歴書の用紙は汚れていないか
- 全体的に空欄が目立たないか
- 写真は正しく貼れているか
- 日付の入れ忘れはないか
- 捺印漏れはないか
- 基本情報に誤りはないか
- 学歴や職歴の年月にずれはないか
- 誤字脱字はないか
- 分かりにくい表現はないか
- 履歴書のコピーは取ったか
履歴書を書き終えたら必ず全体を最終確認しましょう。可能であれば第三者に見てもらうこともおすすめです。家族や友人に頼めない場合は、転職エージェントに添削してもらうこともできますよ!
履歴書は採用担当者が最初に見る重要書類!書き方を理解して第一印象に差をつけよう
履歴書はあなたの経験、能力、適性を評価してもらう最初のステップです。履歴書を作成するときのコツを押さえて、自己アピールを成功に導きましょう。
- 基本情報:正確に記入し、日付の一貫性を保つ
- 学歴・職歴:時系列に沿って記入し、職歴は省略せずに詳細に書く
- 免許・資格:勉強中の資格を含め仕事に関係のあるものを優先的に書く
- 志望動機:具体的なエピソードを入れ、志望企業への熱意を伝える
履歴書とセットで提出することが多いのが、職務経歴書。職務経歴書を書く際のコツも意識して、履歴書で書ききれないアピールポイントをうまく表現することが重要です。