経理のとんでもないミスへの対処法と防止策【経験5年以上の現役経理部員が解説】

こんな悩みはありませんか？実は経理でのミスは誰にでも起こりうることです。なぜなら経理の仕事は数値を扱う正確な対応を求められ、それらは効率的な業務ばかりではないから。

この記事では経理のとんでもないミスが起きる原因や対処法、ミスを防ぐ方法を現役経理部員の実体験をもとに解説します。この記事を読むことで経理部員がミスをしたときの対処法が分かり、今後のミスを減らすこともできますよ！

結論として経理がとんでもないミスをしたときは、以下の5ステップで対処します。

経理でミスが起きるのは仕方のないこと。ただし経理部員として働くうえでは、ミスをしたときにどう対処すべきかを知っておきましょう！

経理でとんでもないミスが起こる3つの理由

経理業務でのミスは誰もが経験するもの。そこにはミスが起こる理由があります。

ここでは経理のとんでもないミスが起こる主な理由を、私の5年以上の経理経験をもとに解説します。ミスが起きる理由を理解しておくことは、ミスへの対処や予防のために非常に重要ですよ。

ミスが起きやすい環境や業務フロー

環境の不適切さや業務フローの不備は、経理のミスを招きやすいです。経理業務は1円単位の複雑で詳細な作業が求められるから。少しのやりづらさや不効率さが、とんでもないミスに直結します。

ミスが起きやすい具体的な状況は、以下のとおりです。

経理のとんでもないミスの背景には、ミスが起きやすい環境や業務フローが原因なことが多いです。ミスをした人だけが悪いのではなく、環境や業務フローの改善に目を向ける必要があります。

どうしても避けられないヒューマンエラー

ヒューマンエラーは、どんなに注意深く作業をしても完全には避けられません。人がやる仕事に完璧などありえないから。ヒューマンエラーが起こる主な原因は以下のとおりです。

経理でもヒューマンエラーは起こります。必要なのは、システムやツールを使ってヒューマンエラーが減る状態をつくることです。

曖昧な引き継ぎや業務への経験不足

業務の引き継ぎが曖昧だったり、担当者の経理業務経験が浅かったりすると、ミスが増える原因になります。業務への理解不足や経験不足によって、思い込みや判断ミスが起きやすいから。

理解不足や経験不足によって起きるミスの具体例は以下のとおり。

理解不足や経験不足によるミスは、雑な業務引き継ぎや教育によって起きてしまいます。慣れるまでは周囲のサポートが重要です。

まめぐま

私の経験でも、業務を引き継いだ直後にミスが起きることが多いです。

経理でよくある5つのミス

経理のミスには特徴があります。経理はどの会社でもある程度決まった業務対応をすることがほとんどだから。経理のよくあるミスは以下のとおりです。

ここでは、経理でよくあるミスを経理歴5年以上の現役経理部員の視点から解説します。

入力ミス

入力ミスは最も多いミスの一つです。会計システムやエクセルへの入力は、人の手で行うことがほとんどだから。入力ミスの具体例は以下のとおりです。

入力は人の手で行うのでどうしてもミスが起きやすいです。

二重計上

会計システムへの二重計上も経理の仕事で起こりやすいミスの一つ。会計システムは慣れないと扱いが難しい場合があるから。

そのため経験不足や不注意から二重計上のミスが発生するケースが多いです。具体的には以下のとおり。

経理業務の経験が不足していると、修正忘れや不注意で二重計上してしまうことが多いです。

計算ミス

計算ミスは、人が計算する作業では避けがたいものです。数値を計算するときにはミスにつながる要因がいくつもあるから。具体的には以下のように、一つ間違えるだけで計算結果は変わります。

人の手で計算すると、たとえエクセルを使ってもミスが発生しやすいです。

処理漏れ

経理のミスに多いのが処理漏れです。経理は多くの作業をこなすことが多いから。忙しいと特に必要な処理を忘れてしまいがちです。

以下のような状況だと、処理漏れを引き起こす可能性があります。

繁忙期やイレギュラー対応の際に起きがちなのが、処理漏れです。

書類やデータの紛失

書類やデータの紛失も、経理に起きやすいミスです。経理は企業の財務情報を管理する仕事なので、細かく書類やデータを保管する必要があるから。

その保管を忘れたり重要視できていないと、大切な書類やデータを紛失してしまいます。重要な書類やデータの具体例は以下のとおり。

経理が扱う書類やデータは重要度が高いものがほとんど。少し過剰なくらいに管理する必要があります。

経理のとんでもないミスで起こる会社への影響

経理のとんでもないミスは、最悪の場合会社にとって深刻な結果を招くことも。ここでは、以下の影響について解説します。

財務状況の悪化

経理のミスによって、最も直接的に影響を受けるのは財務状況です。誤った数字の入力や報告ミスは、利益や損失の計算を大きく誤らせることがあるから。

経理のミスは財務状況の悪化を招く場合があります。ミスに気づくのが遅れるほど、その影響は大きいです。

取引先の減少

経理のミスは取引先との関係にも悪影響を及ぼす場合があります。取引先に迷惑がかかり、信用を失う可能性があるから。特に以下のようなミスが連続すると、取引先の減少につながることもあります。

経理のミスが原因で、長年の取引関係が終わってしまうことも。特にミスが連続すると取引先からの信用に関わります。

会社の信頼の喪失

経理のとんでもないミスは会社の信頼性にも影響する場合があります。経理のミスは、社内外に対する会社の信頼性を大きく損なうことがあるから。

経理のミスは会社の信頼を喪失させることもあります。その結果会社の資金繰りや株価にも影響する場合があるのです。

まめぐま

実際には一度のミスで上記の影響が起きることは少ないので、安心してください！

とんでもないミスをしたときの対処法

経理部門の仕事は細心の注意と正確性が求められますが、誰にでもミスは起こります。重要なのは、ミスをした後にどう対応するか。

私は経理歴5年以上の経験を持っていますが、何度もミスをしてその対処をしてきました。ここでは経理でとんでもないミスをしたときの対処法をステップごとに解説します。

状況を整理する

ミスが発覚して最初にするべきなのは、冷静になって状況を整理することです。焦ってミスへ対処しようとすると、さらに間違えることもあるから。具体的には以下のような状況を把握しましょう。

私が経験したミスの具体例としては、「間違った勘定科目への費用計上」です。まずは以下のような項目を整理しました。

ミスが発覚したらかなり焦ります。ただ一度冷静になって今の状況を整理しましょう。状況を整理することで、ミスへの確実な対処が可能になります。

上司や先輩に報告する

ミスの状況を整理したら、速やかに上司や先輩に報告する必要があります。ミスのほとんどが自分だけで対処できるものではないから。具体的には以下のようにすると、ミスの状況を理解してもらいやすいです。

ミスをしてしまっても、誠意を持って報告することで信頼関係を保てます。上司や先輩が一緒にミスへ対処してくれるよう、誠実に報告しましょう。

今後の対応を相談する

上司や先輩と協力して、問題の解決と対策を考えましょう。ここで大切なのは、自分の意見も積極的に伝えること。ミスだけ起こして後はお任せとなると信用を失うからです。ミスの後に相談が必要なことは以下のとおり。

ミスが起きた後は今後の対応が重要です。上司や先輩に助けてもらいながら、ミスへどう対処すると適切かを考えましょう。

ミスへのリカバリー対応を実施する

対応方法を決めた後は、実際にミスの修正作業に入ります。具体的には以下のポイントに注意しましょう。

修正対応の作業は時間が経っても参照できるように記録を残しましょう。時間が経つと忘れてしまうことも多いので、修正対応についてできる限り丁寧に記載することがおすすめです。

ミスの原因を特定し再発防止策を検討する

最後にミスの原因を深く掘り下げ、再発を防ぐための具体的な手順やルールを設定しましょう。再発防止策によって防げるミスも多いからです。

私の場合、費用計上のミスをきっかけに以下のような再発防止策に取り組みました。

ミスが発生した後は、必ず再発防止策を検討しましょう。ミスが起きることは仕方ないですが、その頻度や重要度は再発防止策で下げることが可能です。

経理のとんでもないミスを未然に防ぐためにやるべきこと

経理ではとんでもないミスが大きな影響を及ぼすことがあります。致命傷を避けるためにも、以下のような対応でとんでもないミスを未然に防ぎましょう。

ミスが減る業務フローにする

経理部門のミスの削減は、適切な業務フローの構築から始まります。特に多くの人が関わる業務フローだと、ミスが起きやすいから。ミスが減る業務フローのポイントは以下のとおりです。

ミスが減る業務フローは、人の手作業が少なくシステムやツールを使うことが重要です。さらに人の目による確認作業も含めることで、思わぬ見落としを防ぐことができます。

業務マニュアルを作る

業務フローを整理した後は、業務マニュアルを作成しましょう。業務マニュアルがあると些細なミスを減らせるからです。業務マニュアルの作り方は以下のとおり。

業務マニュアルには些細なミスを防ぐ効果があります。具体的な業務手順が記載されていれば、不明点や新たなミスを未然に防ぐことができます。

Todoリストや進捗管理ファイルを作る

対応漏れなどのミスを減らすには、仕事の進捗管理も重要です。視覚的に対応業務が分かることで、いつまでに何をやるべきか明確になるから。

Todoリストや進捗管理ファイルの導入で、確実にタスクを消化できるようになります。

業務を効率化する

業務効率化もミスを減らすために重要です。非効率な業務はミスの温床となっていることが多いから。

業務効率化は単純な作業時間削減だけでなく、ミスを減らす効果もあります。時間も減らせてミスも減らせる、おすすめの対策です！

チェックポイントを整理する

ミスを減らすのに重要なのは、業務の各段階でチェックポイントを設けること。随時チェックポイントがあると、ミスが発生した場合でも早期の修正が可能になるからです。具体的には以下のようなチェックをすることが重要です。

経理業務は対応すればそれで良いわけではありません。特に数値のミスを防ぐために、チェックポイントを把握して都度確認するようにしましょう。

ダブルチェックしてもらう

同僚や上司によるダブルチェック制を導入することも、ミスを減らす有効な手段です。 作業者以外が確認することで、思わぬミスを発見することがよくあるから。

このように作業者以外の確認を取り入れることで、ミスを更に減らすことができます。特に重要な業務は必ず、ダブルチェックを業務フローに含めるようにしましょう。

経理のとんでもないミスはリカバリーが重要！落ち込む前に行動しよう

経理の仕事は細心の注意を払っていてもミスが起こります。重要なのは、そのミスにどう対処するか。もしとんでもないミスをしたときは、落ち着いて以下のステップで対処しましょう。

さらに経理業務のミスは、以下のように未然に防ぐことも重要です。

とんでもないミスをした経理部員は、落ち込む前に迅速かつ適切な行動でのリカバリーが重要！迅速な行動が事態の悪化を防ぎ、信頼回復へとつながりますよ。