【領収書の書き方】6つの記載項目と発行時の注意点を現役経理部員が解説

こんな悩みはありませんか？実は経理部員にとって領収書に関する業務は重要な仕事です。なぜなら領収書は金銭の受け取りを証明する公的な文書で、以下のようなときに必要とされるから。

この記事では領収書の書き方や注意点について実体験をもとに解説します。この記事を読むことで領収書の全貌が分かり、領収書に関する業務にスムーズに対応できるようになりますよ！

結論として領収書には以下6つの記載項目があります。

領収書関連の業務は若手経理部員が対応することが多いです。早いうちから領収書の全貌を理解しておきましょう。

領収書とは金銭の受け取りを証明する書類

領収書の定義

領収書とは金銭の受け取りを証明する公的な文書です。国税庁による領収書の定義は以下のとおり。

金銭または有価証券の受取書や領収書は、印紙税額一覧表の第17号文書「金銭または有価証券の受取書」に該当し、印紙税が課税されます。受取書とはその受領事実を証明するために作成し、その支払者に交付する証拠証書をいいます。

引用：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

領収書には基本的に以下の要素が記載されます。

領収書は法的に認められた重要な証明書類です。経理部員は領収書の定義を正しく理解し、適切に取り扱いましょう。

領収書の役割

領収書の役割は取引による金銭の受け渡しを証明すること。

例えば法人税法では帳簿と関連書類の7年間の保存が義務付けられています。領収書は、この書類の一つとして認められています。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

領収書は金銭の受け渡しを証明する重要な書類です。単なる形式的な書類と捉えず、その役割と重要性を正しく理解しておく必要があります。

まめぐま

領収書は重要書類だと意識しておきましょう！

領収書が必要な4つの場面

領収書が必要とされる主な場面は以下の4つです。

金銭の受け渡しトラブルの防止

領収書は金銭の受け渡しに関するトラブルを未然に防ぐために非常に有効です。

金銭の受け渡し後、当事者間で認識の齟齬が生じることはよくあるから。「いつ」「誰が」「誰に」「いくら」支払ったのかが曖昧になるケースは少なくありません。

金銭の受け渡しトラブルの例は以下のとおりです。

領収書によって金銭の受け渡しに関する重要な情報を記録として残すことで、後々のトラブルを防止します。特に経理部員は金銭のやり取りが発生する際に必ず領収書を発行・受領する習慣をつけましょう。

まめぐま

領収書がないと経理業務に支障をきたすことが多いです！

購入品の保証や返品

領収書は購入品の保証や返品の証拠書類になります。領収書があるとその商品を売買したことの証明ができるから。領収書が保証や返品に必要となる具体例は以下のとおりです。

事業用の製品購入時には将来的な保証や返品の可能性を考慮し、必ず領収書を取得・保管するようにしましょう。

まめぐま

会計ソフトのライセンス証明では、領収書を提示することがよくあります！

経費精算の証明書類

領収書は従業員が立て替えた経費を精算する際の証明書類となります。経費精算で領収書が必要な理由は以下のとおり。

領収書は企業の経費精算において、適正な会計処理を行うために必要不可欠な書類です。基本的には領収書がないと経費として認められず、経費精算処理ができません。

まめぐま

経費精算では領収書の添付が基本です。

税務申告の証憑

領収書は税務申告において最も重要な証憑の一つ。例えば法人税法では領収書を含む帳簿書類の7年の保管が義務付けられています。

税務申告における領収書の活用例は以下のとおりです。

税務申告においても領収書は重要です。経理部員は領収書を適切に管理するよう注意しましょう。

まめぐま

税務調査にも対応できるよう、領収書を整理して保管しましょう！

領収書と他の書類の違い

レシートとの違い

領収書とレシートはもらうタイミングは同じでも記載内容や税法上の取り扱いに違いがあります。領収書とレシートの主な違いは以下のとおり。

領収書とレシートの大きな違いは宛名の有無です。レシートには原則として宛名の記載が無いため、消費税法上では認められないことに注意しましょう。

参考：国税庁「No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿および請求書等の記載事項」

まめぐま

レシートはインボイス制度の要件を満たしづらいです…

請求書との違い

領収書は金銭の受領を証明する文書であるのに対し、請求書は代金の支払いを求める文書です。領収書と請求書は異なる目的で使用される文書であり、内容や法的効力に大きな違いがあります。

領収書と請求書の主な違いは以下のとおり。

支払いサイクルや債務の管理には、請求書と領収書の両方が重要な役割を果たします。どちらも経理業務には重要なので、領収書と請求書の違いを把握しておきましょう。

>>請求書の作り方（準備中）

まめぐま

請求書で支払いを要求して、支払われたら領収書を発行します。

【領収書の書き方】6つの記載項目とポイント

領収書には以下の記載項目があります。それぞれの書き方のポイントを解説します。

取引日

領収書の取引日は金銭の受け取りが実際に発生した日付を記載します。

領収書は金銭の受け渡しの事実を証明するもの。取引日が正確に記載されていることは、領収書の信憑性を担保するために不可欠です。取引日の正しい記載例は以下のとおり。

領収書を作成する際は、取引日を正確に記載することが重要です。取引日が曖昧な場合は必ず確認し、正確な日付を記載しましょう。

まめぐま

請求書払いなど取引日と支払日が異なる場合は注意です！

宛名

領収書に正確な宛名を記載することは、取引の当事者を明確にし経費処理や税務申告の正当性を証明するために不可欠です。

宛名の正確な記載方法と注意点は以下のとおり。

領収書の宛名は正確に記載することを意識しましょう。宛名の記載ミスがあると、経費精算の遅延や税務調査時のトラブルにつながる可能性があります。

金額

領収書には金額を記載するだけでなく、改ざんを防ぐように工夫する必要があります。単に金額だけを入れると、0などを付け足して改ざんできてしまうから。

正しい金額記載の例は以下のとおり。改ざんを防ぐために金額の先頭と末尾に記号や文字を入れることがポイントです。

領収書の金額記載には改ざん防止のための工夫が必要。経理部員は改ざんを防ぐポイントを押さえて、信頼性の高い領収書を書けるようになりましょう。

まめぐま

領収書の金額を改ざんされないように注意！

適用税率

領収書では適用税率の記載も必要です。特にインボイス制度の要件を満たすためには、税率ごとの内訳が求められるから。

適用税率を正しく記載した領収書の例は以下のとおりです。

インボイス制度が始まり、税率ごとの内訳記載が必要になりました。経理部員は各取引で適用される税率を適切に判断しましょう。

但し書き

領収書の但し書きには代金の具体的な内容を記載します。領収書は金銭の授受の証拠となるだけでなく、取引内容を明確にする役割も担っているからです。

領収書の但し書きを具体的に記載するメリットは以下のとおり。

但し書きの例は以下のとおりです。

具体的な商品名やサービス内容、日付などを加えることで、より詳細な情報が伝わる領収書になります。領収書の但し書きは面倒でも具体的に書くことを心がけましょう。

まめぐま

但し書きを見て内容を判断することも多いです。

発行者名

領収書の発行者名は誰から金銭を受け取ったかを明確にするために重要です。もし発行者名が不明確だと、以下のような問題が発生する可能性があります。

発行者名に必要な項目は以下のとおり。当てはまるものをすべて記載します。

領収書の発行者名は必要情報を省略せずに記載しましょう。領収書の信憑性を高め経費精算や税務調査におけるトラブルを避けるために、非常に重要なポイントです。

領収書発行時の5つの注意点

領収書発行時の注意点は以下の5つです。経理部員は押さえておきましょう。

正確な日付や金額、宛名を記載する

領収書を発行する際は日付や金額、宛名を正確に記載することが重要です。

領収書の記載内容に誤りがあると、その信憑性が疑われ経費精算や税務調査の際に問題となる可能性があります。それぞれの重要性と記載例は以下のとおり。

領収書を発行する際は日付や金額、宛名を正確に記載しましょう。基本的な情報を正確に記載することで、領収書の法的効力を保ち不要なトラブルを避けることができます。

まめぐま

領収書に誤りがないことはもちろん最重要です！

領収書を書き間違えたときの対応を理解しておく

経理部員は領収書を書き間違えた場合に適切な対応ができるようにしておく必要があります。領収書(適格請求書)の修正の必要性は消費税法で記載されています。

適格請求書、適格簡易請求書又は適格返還請求書を交付した適格請求書発行事業者は、これらの書類の記載事項に誤りがあつた場合には、これらの書類を交付した他の事業者に対して、修正した適格請求書、適格簡易請求書又は適格返還請求書を交付しなければならない。

引用：e-Gov法令検索「消費税法 第五十七条の四の4 適格請求書発行事業者の義務」

領収書を書き間違えたときには、新しい領収書を再発行する場合と誤りを修正する場合の2通り存在します。

経理部員は領収書の書き間違えについて以下のポイントを押さえておきましょう。

領収書は重要な書類のため、書き間違えたときも慎重な対応が必要です。

必要に応じて収入印紙を貼る

領収書発行時には、取引金額に応じて適切な金額の収入印紙を貼付する必要があります。収入印紙の貼付は印紙税法に基づく法的義務であり、適切に対応しないと追徴課税などのペナルティを受ける可能性があります。

国税庁によると領収書は印紙税課税文書の一つ。記載された金額に応じて定められた金額の収入印紙を貼付する必要があります。2024年4月現在の課税基準は以下のとおりです。

参考：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」
参考：国税庁「印紙税額」

収入印紙の適切な貼付は以下の理由で重要です。

収入印紙の貼付は単なる形式的な作業ではありません。法令遵守と適正な経理処理の一環であることを常に意識し、正確に対応することが重要です。

まめぐま

5万円未満の取引も多いので、収入印紙の貼り忘れに注意しましょう。

クレジットカード利用時は領収書が発行されないことを知っておく

クレジットカード決済の場合、原則としてクレジットカード会社が発行する「利用明細書」が領収書の代わりとなります。

クレジットカード決済は以下のような仕組みで、領収書の発行義務はありません。顧客と店舗間での直接的な金銭のやり取りが発生しないからです。

領収書は原則発行されません。クレジットカードの利用明細書に発行者・日時・宛名・金額・内容が明記されていれば領収書の代わりとして利用可能です。

領収書の控えを保管する

領収書を発行する際は、必ず控えを適切に保管することが重要です。適切な経理処理や税務申告、監査対応のために控えの保管が必須だから。

以下のとおり法人税法でも義務として定められています。

第五十九条　青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地（第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。

引用：e-Gov法令検索「法人税法施行規則 五十九条 帳簿書類の整理保存」

領収書の控えを保管するときの注意点は以下のとおりです。

適切な領収書控えの管理は経理部員にとって重要な業務です。

まめぐま

「半年前の領収書の控えを見たい。」と言われることは意外に良くありますよ！

領収書の発行が必要なケースと不要なケース

領収書には発行が必要なケースと不要なケースがあります。経理部員として両方のケースを理解しておきましょう。

領収書が必要なケース

領収書は金銭の受け渡しを証明する重要な書類です。そのため領収書の発行は基本的には必要。

適切な領収書の発行は、正確な経理処理とコンプライアンスの維持に不可欠です。領収書が必要なケースの具体例は以下のとおり。

領収書発行のポイントは以下のとおりです。

経理部員は上記のポイントを押さえて領収書の発行と管理を行いましょう。

領収書が不要なケース

原則として金銭の受け渡しが発生した際には領収書を発行することが望ましいです。しかし領収書が不要となる場合もあります。領収書が不要となる理由は主に以下の2つ。

法律で発行が免除されている

印紙税法では特定の取引については印紙税が非課税とされており、領収書の発行が免除されています。

第五条別表第一の課税物件の欄に掲げる文書のうち、次に掲げるものには、印紙税を課さない。

一 別表第一の非課税物件の欄に掲げる文書

二 国、地方公共団体又は別表第二に掲げる者が作成した文書

三 別表第三の上欄に掲げる文書で、同表の下欄に掲げる者が作成したもの

引用：e-Gov法令検索「印紙税法 第五条 非課税文書」

法律で発行が免除されている取引の例は以下のとおりです。

領収書に代わる証明書類がある

金銭の受け渡しを証明できる書類があれば、領収書の発行が省略されることもあります。よくある例は以下のとおりです。

どちらの取引も企業ではよくあるので、経理部員は領収書の代わりになる証明書類を把握しておきましょう。

まめぐま

上記2つのようなケースでは、領収書の発行が必須というわけではありません。

受け取った領収書の保管【保管方法・期間は？】

領収書の保管義務

受け取った領収書には、法律で定められた保管義務が存在します。領収書の保管義務は主に以下の法律に基づいています。

これらの法律では明確に「領収書」という単語は明記されていませんが、「重要な書類」として領収書も含まれると解釈されています。

このように領収書は法律で保管義務が定められています。経理部員は適切な方法で領収書を保管しておくようにしましょう。

まめぐま

処理が終わったら即廃棄ということは絶対にありません！

領収書の保管方法

領収書の保管方法には、紙での保管と電子データでの保管の2種類があります。どちらの方法を選択しても、適切な管理と整理が不可欠です。

保管方法の特徴は紙と電子それぞれ以下のとおりです。

法令に準拠しつつ、効率的で検索しやすい保管方法を採用することが重要です。

まめぐま

電子化の流れが進んでいるので、電子データでの保存を前向きに検討しましょう。

領収書の保管期間

領収書の一般的な保管期間は原則として7年間です。ただし業種や取引内容によって異なる場合があります。国税庁によると、帳簿書類の保存期間は以下のように定められています。

参考：国税庁「帳簿書類の保存期間」

領収書の保管期間は原則7年間ですが、取引内容によって異なります。経理部員は自社の業種や取引内容を考慮し、適切な保管期間を設定することが重要です。

まめぐま

会社規定で上記以上の保管期間を定めていることもあります。

領収書に関するよくある質問

領収書の再発行は可能？

領収書の再発行は一般的に可能です。領収書の再発行自体は法律で禁止されていません。

ただし不備のある領収書と混ざってしまうと様々なリスクがあるため、再発行時の取り扱いには注意が必要です。領収書再発行時の注意点は以下のとおり。

領収書の再発行時には、法令遵守と正確な経理処理のために複数の注意点があります。経理部員は再発行された領収書を原本と比較し、慎重に処理しましょう。

宛名が空欄の場合は無効？

領収書の宛名が空欄の場合でも、原則として無効にはなりません。ただし経費精算や税務申告の際には、宛名の記載が求められる場合があります。

宛名空欄の領収書への対応は以下のとおりです。

領収書の宛名が空欄であっても、法律上は直ちに無効とはなりません。しかし追加の確認や慎重な対応が必要になるので、基本的にはきちんと宛名を記載してもらうようにしましょう。

まめぐま

私の働いていた会社の場合、宛名のない領収書は基本NGとなっていました。

領収書への押印は必要？

領収書への押印は、法律上必須ではありません。ただし取引の慣行や相手先の要請により押印が求められる場合があります。国税庁によると、領収書に記載が必要な項目は以下のとおり。押印の必要性は記載されていません。

参考：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」

領収書の押印に関する詳細は以下のとおり。

押印不要の流れは今後も続くと予想されます。しかし取引先との関係や業界の慣行によっては押印が求められる場合もあります。

経理部員は状況に応じて適切に判断し、効率的な経理処理と良好な取引関係の維持の両立を図りましょう。

まめぐま

デジタル化の流れで押印のない領収書も増えています。

交通費精算に領収書は必要？

交通費精算には領収書が不要な場合があります。国税庁によると、3万円未満の公共交通機関の利用に関しては領収書が不要となります。

参考：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

一方で3万円以上の場合は領収書が必要とされていますので、注意が必要です。

まめぐま

実務上交通費精算は3万円未満が多いので、領収書が必要ないことがほとんど。

インボイス制度で領収書の書き方は変わる？

インボイス制度の導入によって、領収書自体の書き方に大きな変更はありません。しかし適格請求書(インボイス)としての要件を満たすためには、領収書にも追加の記載事項が必要になります。

インボイス制度では以下の記載事項が必要です。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

従来の領収書とインボイス制度対応の領収書の記載項目の違いは以下のとおりです。

インボイス制度の導入により、領収書に適格請求書としての機能を持たせるためには追加の記載事項が必要になります。

インボイス制度の詳細はこちらの記事をご覧ください。
>>インボイス制度は消費税の新たな申告制度

まとめ：経理部員は領収書の書き方をマスターしておこう

領収書とは金銭の受け取りを証明する書類です。領収書には以下6つの記載項目があります。

領収書の発行を担当することが多い若手経理部員は、それぞれの記載方法を理解しておきましょう。領収書発行時の注意点は以下のとおり。

領収書は金銭の受け渡しを証明する重要な書類です。経理部員は不備や紛失がないよう慎重な取り扱いを心がけましょう。

2024年10月2日経理とは企業の財務管理を行う仕事！具体的な仕事内容を経理5年超え現役経理部員が解説