請求書の作り方を現役経理部員が項目別に解説【インボイス制度による影響も】

こんな悩みはありませんか？実は請求書の作り方を間違えると様々な問題につながります。

なぜなら請求書は取引の代金支払いを求めるために発行する重要書類だから。請求書が誤っていると、修正や再発行だけでなく資金繰りの悪化や税務上の問題に発展する場合があります。

この記事では請求書の作り方について、準備事項から記載項目ごとの書き方まで解説します。この記事を読むことで請求書の正しい作り方が分かり、請求書作成初心者から脱却できますよ！

結論として請求書には主に以下のような記載項目があります。

記載項目ごとに適切な作り方を覚えていきましょう。

請求書とは支払いを求めるために取引先に送る書類

請求書の定義

請求書とは商品やサービスの提供者が、取引先に対して代金の支払いを求めるために発行する正式な文書のこと。インボイス制度に対応した適格請求書には、一般的に以下の情報が含まれます。

参考：国税庁「インボイス制度オンライン説明会導入編」

請求書は取引の正当性を証明する重要な書類です。経理部員は請求書の作り方を正しく理解しておきましょう。

請求書の役割

請求書の発行は法律で決められているものではありません。しかし以下のような役割があるため、企業間の取引では基本的に請求書が発行されています。

請求書の役割の具体例は以下のとおり。

請求書はビジネスの様々な側面で重要な役割を果たしています。経理部員は請求書の重要性を理解しておきましょう。

まめぐま

請求書は経理業務における重要書類です！

請求書作成前の準備事項

取引先との事前確認事項

請求書作成前には取引先との事前確認が必要です。請求書の記載内容に認識齟齬があると、修正や再発行などの手間が発生してしまいます。取引先と確認すべき主要事項は以下のとおり。

これらを事前に確認しておくと、スムーズな請求プロセスと確実な入金につながります。取引先との事前確認事項の具体例は以下のとおりです。

請求書作成前の取引先との事前確認は、後々の手間を減らすために重要です。経理部員は取引先ごとに請求書情報を確認するくせをつけましょう。

まめぐま

特に新たな取引先が発生したときは注意！

必要な準備物や資料

請求書作成に必要な準備物や資料は以下のとおりです。

これらを事前に用意することで、請求書作成を正しく行うことができます。請求書作成に必要な準備物や資料の具体例は以下のとおり。

経理部員は請求書作成前に必要な準備物や資料を整えておきましょう。それにより請求書作成業務の効率化だけでなく、請求書の不備によるトラブル防止につながります。

>>インボイス制度導入による請求書への影響

記載項目ごとの請求書の書き方

請求書には主に以下のような記載項目があります。それぞれ書き方を解説します。

名称

請求書の宛名と発行者には正式名称を正確に記載することが重要です。

取引事業者の名称を正しく記載することで、請求書がスムーズに処理され支払遅延や誤送を防ぐことができます。正式な名称の記載例は以下のとおり。

省略せず正式な社名や名前を記載しましょう。請求書で記載する名称では正式名称を記載することが、信頼性および効率性の観点から不可欠です。

適格請求書発行事業者の登録番号

インボイス制度に対応した請求書には、適格請求書発行事業者の登録番号を明記する必要があります。国税庁によると、適格請求書(インボイス)には以下の項目の記載が必要とされています。

参考：国税庁「インボイス制度オンライン説明会導入編」

特に登録番号の記載はインボイス制度導入後の重要な変更点です。適切な記載例は以下のとおり。

適格請求書発行事業者の登録番号の記載は、インボイス制度で重要になります。経理部員は自社の登録番号を正確に把握し、請求書テンプレートに適切に組み込むことが重要です。

発行日

請求書の発行日(請求日)は、請求書を作成した日付を明確に記載する必要があります。適格請求書の要件を満たすには取引年月日の記載が必要です。

請求書発行日を記載する際の注意点は以下のとおり。

発行日(請求日)の正確な記載は取引の時期を明確にします。発行日は適切な会計処理と税務申告を可能にする重要な要素です。

まめぐま

請求書に関しての問い合わせでも、記載されている日付は重要な情報！

取引内容

請求書の取引内容は、提供した商品やサービスの内容を明確かつ具体的に記載しましょう。これにより取引の透明性が確保され、双方の会計処理が正確に行えます。

取引内容の具体例は以下のとおり。

取引内容は請求書の信頼性と正確性を高める重要な要素。経理部員は商品名やサービス内容を具体的かつ明確に記述することに注意しましょう。

まめぐま

取引内容が簡易すぎると、問い合わせが来ることもあります…

数量・単価・金額

請求書には商品やサービスの数量、単価、金額も正確に記載する必要があります。これらの情報は取引の詳細を示し、総額の計算根拠となるから。

具体的な書き方と注意点は以下のとおり。

数量・単価・金額の正確な記載は、請求書で最重要な要素。経理部員は誤りがないことに十分注意して、請求書を発行しましょう。

税率ごとに区分された消費税額及び適用税率

インボイス制度に対応した請求書では、税率ごとに区分された消費税額と適用税率を明確に記載する必要があります。国税庁によると、適格請求書(インボイス)には以下の記載が必要とされています。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

消費税額と適用税率の書き方は以下のとおり。

請求書を発行するときは、標準税率と軽減税率を明確に区分しましょう。

まめぐま

軽減税率が適用される取引をある程度覚えておくと便利です。

支払期限

請求書の支払期限は取引先との契約に基づいて明確に設定します。いつまでに支払うべきかを明確に示すことが重要です。支払期限を明確にすることの効果は以下のとおり。

具体的には以下のように支払期限を設定します。

支払期限は、請求書作成時に必ず記載しましょう。取引先との関係を良好に保ちながら、スムーズな資金回収を実現することが重要です。

振込先情報

請求書には相手方が間違いなく入金できるように、振込先情報を正確に記載します。振込先情報に誤りや不足があると、以下のような問題が発生する可能性があります。

振込先情報はスムーズな入金に直結する重要な情報です。誤りや不足がないよう、請求書発行前に必ず確認しましょう。

インボイス制度導入による請求書への影響

インボイス制度の概要

インボイス制度(適格請求書等保存方式)は、2023年10月1日から導入されている新しい消費税の仕入税額控除制度です。インボイス制度に適応した適格請求書(インボイス)の保存が、原則として仕入税額控除の要件となります。

経理部員の実務上は、インボイス制度の導入により請求書の記載内容と保存方法に変更が生じます。インボイス制度の詳細はこちらの記事をご覧ください。
>>インボイス制度の変更点と対応方法

従来の請求書と適格請求書の違い

インボイス制度の導入により、従来の請求書と適格請求書(インボイス)の間には重要な違いが生じます。主な違いは以下のとおり、従来の請求書に加えて3つの項目の記載が必要になります。

参考：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

適格請求書を作る際の注意事項は以下のとおりです。

インボイス制度の導入により、請求書の記載内容がより詳細になります。経理部員はインボイス制度に沿った請求書が発行できているか注意しましょう。

>>インボイス制度の変更点と対応方法

まめぐま

従来の請求書よりも詳細に記載することになります。

請求書の効率的な作り方

ここでは現役経理部員が請求書の効率的な作り方を解説します。

まめぐま

実体験に基づいて紹介するので、すぐに実務で使えるものもありますよ！

テンプレートの活用

請求書の作成にテンプレートを活用することで、効率性と正確性が向上します。請求書テンプレートの例は以下のとおり。

テンプレートの活用は、請求書作成の効率化に必須。経理部員は請求書のテンプレートをあらかじめ準備しておきましょう。

まめぐま

無料で使えるテンプレートを自社用にカスタマイズするのがおすすめです。

請求書作成サービスの導入

請求書作成サービス導入も請求書作成を効率化してくれます。請求書作成サービスを導入するメリットは以下のとおりです。

上記のメリットを生かして請求書作成を効率化させることができます。主要な請求書作成サービスは以下のとおり。

請求書作成サービスの導入で請求書作成が楽になります。エクセルや手書きで請求書を作っている経理部員は、請求書作成サービスの導入を提案してみてください。

顧客情報の整理

請求書作成で使用する顧客情報は整理しましょう。

インボイス制度の導入に伴い、取引先の登録番号などより詳細な情報が求められているからです。請求書作成のたびに顧客情報を確認・更新していたのでは効率が悪すぎます。

常に整理しておきたい顧客情報の主要項目は以下のとおり。

顧客情報の整理は効率的な請求書作成のために重要です。経理部員は正確かつ最新の顧客情報の維持に努めましょう。

まめぐま

何か変更がある都度、顧客情報ファイルも更新する習慣をつけましょう！

請求内容の明確な記載

請求内容は分かりやすく間違いのないように記載します。請求内容を明確に記載するメリットは以下のとおりです。

請求内容を明確に記載するのは面倒ですが、作成後の対応を大幅に減らしてくれます。請求内容を記載するポイントは以下のとおり。

請求内容を明確に記載することは請求書作成の基本です。経理部員は丁寧に請求内容を記載するよう心がけましょう。

請求書番号の採番

請求書番号の採番はインボイス制度の導入に伴いさらに重要になっています。インボイス制度では明確な管理が求められるから。

請求書番号を採番することで請求書作成や管理の効率化、人為的ミスの削減につながります。請求書番号の例は以下のとおり。

特に請求書作成サービスを導入して自動で採番ができると、請求書作成がより効率化できます。自動採番のメリットは以下のとおりです。

請求書番号の採番は請求書管理や検索のうえでも重要な対応です。経理部員は請求書番号の重要性も理解しておきましょう。

まめぐま

請求書番号をヒントに該当の請求書を探すことも多いです。

送付方法の標準化

請求書の送付方法は標準化しておきましょう。毎回違った送付方法だと、請求書発行業務に余計な時間やコストを取られてしまうから。請求書送付方法の例は以下のとおりです。

上記から自社にあった送付方法を選んで標準化しましょう。送付方法を標準化するメリットは以下のとおり。

特に電子化が進む現代において、適切な送付方法の選択と標準化は重要です。経理部員は一度自社の請求書送付方法を再検討しましょう。

請求書作成プロセスの定期的な見直し

請求書作成プロセスは定期的に見直しましょう。請求書作成業務はルーティンになりがちで、非効率なプロセスに気づきにくいから。

請求書作成プロセス見直しの例は以下のとおりです。

請求書作成プロセスの見直しは手間のかかる作業です。しかし長期的な視点に立てば業務効率化・コスト削減・顧客満足度向上など多くのメリットをもたらす可能性があります。

まめぐま

私も手作業で印刷〜発送をしていたことがあり、かなり時間がかかっていました…

請求書の適切な管理と送付方法

請求書の保管期間の注意点

請求書は法令に従って適切な期間保管する必要があります。国税庁によると、請求書の保管期間に関する規定は以下のとおりです。

請求書の保管の注意点は以下のとおり。

請求書の適切な管理と保存は、法令遵守と業務効率化の両面で重要です。紙での保管か電子保存かを選択する際は、自社の規模や業務フローに合わせて検討しましょう。

郵送・メール・FAXの使い分け

請求書の送付方法は顧客の希望や業務効率、セキュリティ面などを考慮して郵送・メール・FAXなどを使い分けることが重要です。請求書の送付方法によってコストや手間、法的効力などが異なります。

送付方法を選ぶ上でのポイントは以下のとおりです。

顧客との関係を維持しながら業務効率化やコスト削減を実現するためには、請求書の送付方法をうまく使い分けることが重要です。自社の状況や顧客のニーズに合わせて、最適な方法を検討しましょう。

請求書作成時の注意点

振込手数料の取り扱いを確認する

請求書を作成する際には、振込手数料の負担について事前に取引先と確認しておきましょう。事前に取り決めがない場合、どちらが振込手数料を負担すべきか曖昧になります。

振込手数料の取り扱いは、通常取引先によって異なります。請求書を作成する前に必ず顧客と確認し、認識齟齬がないように注意しましょう。

支払期限を過ぎた場合の対応を決めておく

請求書を作成する段階で、支払期限を過ぎた場合の対応を明確に決めておきましょう。もし支払期限を過ぎた請求書への対応が曖昧だと、以下のような問題が発生する可能性があります。

支払期限を過ぎた場合に備えて準備しておくべきことは以下のとおりです。

支払期限を過ぎたからといって、すぐに法的措置を取ることが適切とは限りません。しかし対応が遅れると未回収リスクが高まり、資金繰りへの悪影響が起きることに注意しましょう。

まめぐま

支払い遅れには注意深く対処しましょう！

まとめ：請求書は発行から入金まですべてが重要業務！

経理部員は請求書の正しい作り方を覚えましょう。請求書は発行から入金まですべてが企業取引に重要な業務だから。請求書には主に以下のような記載項目があります。

請求書を効率的に作成するには以下のポイントを押さえましょう。

経理部員は請求書に関わる業務をほとんどの場合経験します。経理業務の基本として請求書の発行から入金までのプロセスを理解しましょう。

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